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Proyectos

Proyecto vs Objetivo

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Una situación habitual en los Planes Estratégicos es confundir Proyectos con Objetivos.

Un Objetivo es un resultado a alcanzar, mientras que un Proyecto o Iniciativa son actuaciones que desarrollamos para avanzar en la consecución de nuestros objetivos.

OBJETIVO PROYECTO
  • describen los resultados deseados
  • actividad desarrollada para alcanzar los resultados
  • dan sentido a los Proyectos
  • al servicio de un Objetivo
  • se miden mediante indicadores
  • se planifican y su progreso se mide por cumplimento de sus hitos y el consumo de recursos

 

Pista Scrumtegy:

  • si un «objetivo» comienza por términos como: implantar, adquirir, diseñar, … considera si en realidad es un proyecto

Estrategia y Plan Gestion Anual (II)

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Del “documento estratégico” surgen múltiples actuaciones que en el corto, medio o largo plazo deberán ser abordadas por la organización. La forma más recomendable de gestionar estas actuaciones es hacerlo como Proyectos que serán los elementos que impulsarán las transformaciones que busca la estrategia.

Es deseable que esta cartera de potenciales proyectos se gestione con visión de conjunto, visión que nos proporciona el Plan de Gestión Anual (PGA) o Plan Operativo Anual (POA) entendido como el conjunto de Proyectos que van a ser desarrollados en el año en curso.

El PGA puede incluir tanto:

  • proyectos estratégicos: exceden las actividades cotidianas de la organización, suelen ser transversales e impulsan la consecución de los objetivos estratégicos,
  • proyectos operativos: derivados de actividades cotidianas, de procesos y/o objetivos de carácter operativo o departamental.

Resulta conveniente establecer claramente la diferencia entre ambos tipos de proyectos, así como gestionar cada uno de ellos dentro de su ámbito natural de responsabilidad.

Así concebido, el Plan de Gestión Anual se convierte en un instrumento eficaz para avanzar en el despliegue estratégico, que permite priorizar adecuadamente las actuaciones y alinear la estrategia con la actividad operativa.

Una buena gestión del PGA, debería establecer una sistemática (habitualmente descrita dentro del proceso de “Gestión Estrategia” o similar) que incluirá al menos las siguientes etapas:

  1. Diseño: identificar, priorizar y seleccionar los Proyectos a incluir en el PGA,
  2. Formalización: aprobar formalmente el PGA y comunicarlo a los Grupos de Interés,
  3. Seguimiento: establecer una sistemática de seguimiento y revisión en los distintos niveles de la organización.

Priorizacion Proyectos

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En general una organización no puede abordar simultáneamente todos los proyectos identificados en su estrategia, por ello las organizaciones excelentes disponen de un sistema de priorización de proyectos.

Al objeto de evaluar y priorizar los proyectos de la forma más objetiva posible. es recomendable disponer de un conjunto de factores de priorización claramente definidos y compartidos por los gestores de proyectos.

El siguiente conjunto de factores de priorización puede resultar un útil para muchas organizaciones:

  • Impacto: esperado del proyecto en los elementos asociados, especialmente los objetivos estratégicos,
  • Esfuerzo: recursos humanos, económicos, … requeridos por el proyecto
  • Urgencia: derivada de posibles compromisos con Clientes, requerimiento legales, dependencia de otros proyectos, etc…

La evaluación y priorización individual de proyectos debería ser un paso previo a una priorización a nivel conjunto que daría como resultado el ranking de proyectos a incluir en el Plan de Gestión Anual.

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